Für die Stempeldatenbank ist eine grobe Einteilung in Stempelformen erforderlich. Bei vielen Orten gibt es zu viele Einträge, um alle Stempel anzeigen zu können. Deshalb ist die Stempelform als Auswahlpunkt erforderlich. Die vorhandenen Formen sind nicht immer ganz korrekt benannt und verstehen sich als Oberbegriff. Für jedes Land und auch fast für jedes Sammelgebiet, gibt es andere Bezeichnungen für die Stempelformen. Meist gibt es sehr feine Einteilungen aus der Zeit, als man die Stempel mit Worten beschreiben musste, weil man nicht alles abbilden konnte.
Nehmen wir als Beispiel die Stempelform, um das Jahr 1900 in Deutschland verwendet, mit den Gittern. Es gibt unterschiedlich viele "Gitterstäbe" und unterschiedliche Schriften. Es gibt Stempel mit unterschiedlicher Schreibweise der Uhrzeit und überhaupt unterschiedlichen Bestandteilen. Diese Stempeltypen haben in der jeweiligen Fachliteratur Bezeichnungen. Jeden dieser Typen aufzunehmen, hieße bei "weltweit" einige tausend Stempeltypen. Andererseits werden diese Untertypen gerne von Spezialsammlern gesammelt und sollten deshalb auch nach dieser Spezialtype auffindbar sein.
Neben der Einteilung nach in Deutschland üblichen Typen, gibt es eine Auswahl nach geometrischer Stempelform.